Microsoft-365-Plätze, die niemand mehr nutzt: so findet man sie ohne PowerShell

In den meisten Microsoft-365-Tenants stimmt die Rechnung. Die Zahl der gekauften Plätze deckt sich mit der Zahl der zugewiesenen, die Abweichung liegt bei null, und genau deshalb sieht die Lizenzseite im Admin Center jeden Monat unauffällig aus. Sie beantwortet allerdings eine andere Frage als die, die das Budget interessiert.

Die Seite unter „Abrechnung → Lizenzen“ zählt Zuweisungen. Ob hinter einer Zuweisung ein Mensch sitzt, der Outlook öffnet, steht dort nicht und kann dort auch nicht stehen — die Abrechnung führt keine Aktivitätsdaten. Diese Daten existieren, sie liegen nur in einem anderen Zweig des Menüs, den viele Administratoren für Adoption-Reporting halten und deshalb nie öffnen. Zwischen den beiden Wörtern „zugewiesen“ und „benutzt“ liegt in jedem gewachsenen Tenant ein vierstelliger Jahresbetrag.

„Zugewiesen“ und „benutzt“ stehen in zwei verschiedenen Menüs

Microsoft trennt die beiden Sichten sauber, aber unauffällig. Wie viele Lizenzen zugewiesen und wie viele frei sind, zeigt „Abrechnung → Lizenzen“. Wer lizenziert, unlizenziert oder Gast ist, zeigt „Benutzer → Aktive Benutzer“. Beide Ansichten sind Bestandslisten: Sie kennen den Zustand der Zuweisung, nicht ihren Nutzen.

Die Nutzungsseite liegt unter „Berichte → Nutzung“ und ist ein eigenes Berichtssystem mit rund drei Dutzend Einzelberichten — von E-Mail-Aktivität über Postfachnutzung und SharePoint-Websitenutzung bis zu Copilot-Berichten. Für die Lizenzfrage relevant sind davon zwei: „Aktive Benutzer“ und „Microsoft 365 Apps-Nutzung“.

Dass diese Trennung Geld kostet, ist keine Nebenwirkung, sondern die dokumentierte Absicht der Berichte. Microsoft beschreibt ihren Zweck in der Übersicht zu den Nutzungsberichten ausdrücklich als Lizenzentscheidung.

Der Bericht, der die Antwort enthält

Der Bericht „Aktive Benutzer“ ist über „Berichte → Nutzung“ und dort über die Kachel „Aktive Benutzer – Microsoft 365-Dienste“ erreichbar. Er lässt sich auf 7, 30, 90 oder 180 Tage stellen. Unter den Diagrammen liegt die eigentlich interessante Tabelle: eine Zeile je Konto, mit dem letzten Aktivitätsdatum für Exchange, OneDrive, SharePoint, Microsoft Teams und Viva Engage, dazu je Dienst die Angabe, ob eine Lizenz zugewiesen ist, sowie ein Löschdatum für entfernte Konten.

Diese Tabelle ist der ganze Trick. Ein Konto mit zugewiesener Lizenz und einem letzten Aktivitätsdatum von vor fünf Monaten ist ein Kandidat, ohne dass dafür eine einzige Zeile Skript nötig wäre. Über „Exportieren“ landet die vollständige Liste als CSV-Datei in Excel und lässt sich dort nach Datum sortieren und filtern.

Zwei Einschränkungen gehören zur Bedienung. Die Daten eines Berichts umfassen üblicherweise die letzten 24 bis 48 Stunden, und neue Berichtszeiträume stehen laut Microsoft typischerweise binnen 24 bis 72 Stunden bereit, gelegentlich erst nach mehreren Tagen. Wer den Bericht am Tag der Vertragsverlängerung zum ersten Mal öffnet, ist zu spät.

Die Voreinstellung, die den Bericht wertlos macht

Im Auslieferungszustand verbergen alle Nutzungsberichte die Benutzerinformationen. Betroffen sind Benutzer-IDs, Benutzernamen und User-Principal-Names, außerdem Website-IDs und -URLs in den OneDrive- und SharePoint-Berichten sowie Gruppen- und Teamnamen. Microsoft begründet das mit lokalen Datenschutzanforderungen. Praktisch bedeutet es: Der Export zeigt, dass zwölf Konten seit Monaten still sind, aber nicht, welche.

Umstellen lässt sich das unter „Einstellungen → Organisationseinstellungen → Dienste → Berichte“ über das Kontrollkästchen „Verborgene Benutzer-, Gruppen- und Websitenamen in allen Berichten anzeigen“. Die Änderung braucht einige Minuten und wirkt gleichzeitig auf die Nutzungsberichte in Microsoft Graph, in Power BI und im Teams Admin Center. Das Anzeigen identifizierbarer Benutzerinformationen ist ein protokolliertes Ereignis im Überwachungsprotokoll des Microsoft-Purview-Portals.

Diese Einstellung ist der Grund, warum der Weg ohne PowerShell so oft als unmöglich gilt: Wer sie nicht kennt, sieht anonymisierte Zeilen, hält den Bericht für unbrauchbar und greift zum Skript. Die Kehrseite ist real — eine Klartextliste über die Aktivität einzelner Beschäftigter ist mitbestimmungsrelevant und sollte nicht dauerhaft aktiviert bleiben, sondern für die Dauer der Auswertung.

Warum 180 Tage die richtige Fensterbreite sind

Die Nutzungsberichte kennen vier Zeiträume: 7, 30, 90 und 180 Tage. Für Lizenzfragen taugt allein der längste. Ein 30-Tage-Fenster erklärt jede Elternzeit, jede längere Krankheit und jeden Sabbatical-Monat zur ungenutzten Lizenz und produziert damit Entzugsvorschläge, die im ersten Gespräch zerfallen.

Das letzte Aktivitätsdatum in der Detailtabelle verhält sich dabei anders als die Diagramme darüber: Es benennt den jüngsten Tag, an dem ein Konto eine bewusste Aktion in der jeweiligen Anwendung ausgeführt hat — unabhängig davon, welcher Zeitraum ausgewählt ist. Ein leeres Feld bedeutet also nicht „in diesem Fenster nichts“, sondern „nichts, soweit die Berichte zurückreichen“.

Wer über 180 Tage hinaus vergleichen will, kann auf Microsoft 365 Usage Analytics ausweichen, die Power-BI-Vorlagen-App zu denselben Daten. Sie liefert eine produktübergreifende Sicht auf die letzten zwölf Monate; benutzerbezogene Angaben stehen dort für den letzten vollständigen Kalendermonat zur Verfügung. Auch das ist ein Weg ohne Skript, kostet aber Einrichtungsaufwand.

Was die Nutzungsberichte nicht leisten

Eine ehrliche Bestandsaufnahme gehört vor die erste Entzugsentscheidung, sonst entsteht aus einer Lücke im Bericht ein falscher Befund. Vier Grenzen sind dokumentiert und praktisch relevant.

Was ein stiller Platz seit Juli 2026 kostet

Am 4. Dezember 2025 kündigte Microsoft eine weltweite Preis- und Paketanpassung für ausgewählte kommerzielle Microsoft-365-Suiten und Einzelkomponenten an; die Preisänderungen gelten seit dem 1. Juli 2026. Bestandskunden bleiben bis zur Verlängerung auf ihren bisherigen Konditionen. Die folgende Übersicht gibt die Listenpreise wieder, die Microsoft im eigenen Lizenzportal mit Stand 16. Februar 2026 in US-Dollar veröffentlicht hat — mit dem ausdrücklichen Hinweis, dass sie sich ändern und je Land und Währung abweichen können.

Ein Rechenbeispiel mit 90 Konten

Ein Unternehmen mit 90 lizenzierten Konten, davon 70 auf Business Standard und 20 auf Business Premium, zahlt zu Listenpreisen rund 1.420 US-Dollar im Monat. Findet der Bericht acht Standard-Konten mit einem letzten Aktivitätsdatum jenseits der 180-Tage-Grenze, entspricht das 112 US-Dollar monatlich und 1.344 US-Dollar im Jahr — knapp acht Prozent der Position, ohne dass eine einzige Funktion wegfällt.

Acht stille Konten bei 90 sind kein Extremwert, sondern die untere Hälfte des Erwartbaren. Die Größenordnung deckt sich mit den Branchenzahlen: Im SaaS Management Index 2026 des Anbieters Zylo, der über 40 Millionen Lizenzen auswertet, gelten 46 Prozent der eingesetzten Anwendungen als unter- oder ungenutzt. Der Wert bezieht sich auf ganze Anwendungen und nicht auf Microsoft 365 im Besonderen, taugt aber als Maßstab dafür, wie groß der blinde Fleck üblicherweise ist.

Der zweite Effekt ist der Zinseszins der Preisrunde: Wer die stillen Plätze vor der Verlängerung entfernt, verlängert sie nicht zum neuen Preis. Bei Business Standard schlägt die Anpassung mit zwölf Prozent auf jeden mitgenommenen Platz durch.

Woher die stillen Plätze kommen

Drei Mechanismen erzeugen den Bestand, und alle drei sind harmlose Nebenwirkungen guter Absichten. Der erste ist die gruppenbasierte Lizenzierung: Lizenzen werden im Admin Center unter „Abrechnung → Lizenzen“ an Sicherheits-, E-Mail-aktivierte oder Microsoft-365-Gruppen vergeben, und wer der Gruppe angehört, bekommt die Lizenz automatisch. Das spart Handarbeit — und verschiebt die Kostenentscheidung in die Gruppenpflege, wo sie niemand als Kostenentscheidung wahrnimmt.

Verschachtelte Gruppen unterstützt die gruppenbasierte Lizenzierung nicht: Wird einer Gruppe eine Lizenz zugewiesen, die andere Gruppen enthält, erhalten nur die Mitglieder der ersten Ebene eine Lizenz. Wer das übersieht, verteilt Lizenzen an eine Gruppe und weist derselben Person zusätzlich direkt eine zu — eine der häufigsten Doppelungen. Die Registerkarte „Fehler und Probleme“ auf der Produktseite zeigt fehlgeschlagene Zuweisungen samt Ursache, von zu wenigen Lizenzen bis zu fehlendem Verwendungsstandort.

Der zweite Mechanismus ist das Offboarding. Lizenzen sind Benutzereinstellungen und werden auf der Seite „Aktive Benutzer“ verwaltet. Ein gesperrtes Konto behält seine Lizenz deshalb so lange, bis jemand sie dort ausdrücklich entfernt. Der dritte Mechanismus sind gemeinsam genutzte Postfächer: Sie brauchen normalerweise keine Lizenz. Eine Exchange-Online-Plan-2-Lizenz ist nur nötig, wenn das Postfach mehr als 50 GB Speicher belegt oder unter Beweissicherungsverfahren steht. Umgewandelte Postfächer ehemaliger Beschäftigter tragen die alte Lizenz häufig weiter.

Entziehen ist nicht kündigen

An dieser Stelle scheitern die meisten Aufräumaktionen, und zwar nicht technisch, sondern buchhalterisch. Wird einem Konto die Lizenz entzogen, wandert der Platz zurück in den Pool der freien Lizenzen des Abonnements. Bezahlt wird er weiterhin. Microsoft formuliert das in der Anleitung zum gemeinsam genutzten Postfach unmissverständlich: Die Lizenz zu entfernen genügt nicht, um die Zahlung zu beenden — dafür muss die Lizenz aus dem Abonnement entfernt, also die Platzzahl reduziert werden.

Daraus folgt die Reihenfolge: erst die stillen Konten identifizieren, dann die Zuweisungen lösen, dann die Abonnementmenge anpassen, und zwar zum nächsten Verlängerungstermin. Wer den letzten Schritt auslässt, hat aufgeräumt und nichts gespart — die Lizenzseite zeigt anschließend nur eine wachsende Zahl unzugewiesener Plätze, die niemanden beunruhigt, weil sie nach Reserve aussieht.

Genau deshalb ist die Auswertung keine einmalige Übung. Wer ungenutzte M365-Lizenzen finden will, ohne den Export jeden Monat von Hand zu wiederholen, führt die Nutzungsdaten dauerhaft mit dem Vertrags- und Kündigungskalender zusammen; Werkzeuge, die neben Verträgen und Laufzeiten auch ungenutzte Lizenzen aufspüren, setzen an dieser Verbindung an. Die Tenant-Verwaltung selbst bleibt davon unberührt — solche Werkzeuge lesen Daten, sie verwalten keine Konten.

Der Ablauf ohne PowerShell

1. Anonymisierung befristet aufheben. Unter „Einstellungen → Organisationseinstellungen → Dienste → Berichte“ die Anzeige verborgener Namen aktivieren. Der Vorgang wird im Purview-Überwachungsprotokoll festgehalten.
2. Bericht öffnen und Zeitraum setzen. „Berichte → Nutzung“, Kachel „Aktive Benutzer“, Zeitraum 180 Tage.
3. Exportieren. Über „Exportieren“ die vollständige Tabelle als CSV ziehen und nach dem letzten Aktivitätsdatum sortieren.
4. Gegen die Lizenzliste halten. „Abrechnung → Lizenzen“ liefert die zugewiesenen Mengen je Produkt, „Benutzer → Aktive Benutzer“ die Zuordnung je Konto.
5. Kandidaten prüfen statt entziehen. Konten mit Dienstkontext, Freistellungen und geteilte Postfächer aussortieren, den Rest mit der jeweiligen Führungskraft klären.
6. Zuweisung lösen, dann Abonnement anpassen. Erst danach sinkt die Rechnung.

Für die Schritte zwei bis vier genügen Leserechte. Die Rolle „Berichtsleser“ reicht für die Nutzungsberichte; „Globaler Leser“ und „Leser für Nutzungszusammenfassungsberichte“ sehen sie ebenfalls, allerdings ohne Benutzerdetails. Das Umschalten der Anonymisierung bleibt der globalen Administration vorbehalten.

Der richtige Zeitpunkt

Weil die Berichte 180 Tage zurückreichen und die Preisanpassung erst bei der Verlängerung greift, ergibt sich ein natürlicher Rhythmus: Die Auswertung gehört rund acht Wochen vor den Verlängerungstermin. Dann ist genug Zeit, die Kandidatenliste mit den Fachbereichen durchzugehen, und die Reduzierung der Platzzahl fällt noch in den alten Vertragszyklus.

Ein zweiter, kürzerer Durchlauf nach jedem größeren Personalwechsel fängt ab, was zwischen den Terminen entsteht. Beides zusammen kostet wenige Stunden im Jahr — gemessen an einem vierstelligen Jahresbetrag, der sich hinter der Differenz zweier Wörter versteckt, ist das ein günstiges Verhältnis.

Häufige Fragen

Welcher Bericht im Microsoft 365 Admin Center zeigt ungenutzte Lizenzen?

Der Bericht „Aktive Benutzer“ unter „Berichte → Nutzung“. Seine Detailtabelle führt je Konto das letzte Aktivitätsdatum für Exchange, OneDrive, SharePoint, Microsoft Teams und Viva Engage sowie die zugewiesenen Dienstlizenzen. Ein Konto mit Lizenz und weit zurückliegendem Aktivitätsdatum ist ein Kandidat für den Entzug.

Warum stehen im Nutzungsbericht keine Namen?

Microsoft verbirgt Benutzernamen, Benutzer-IDs, User-Principal-Names sowie Gruppen- und Websitenamen in Nutzungsberichten standardmäßig, um lokale Datenschutzanforderungen zu unterstützen. Ein globaler Administrator kann die Anzeige unter „Einstellungen → Organisationseinstellungen → Dienste → Berichte“ aktivieren. Das Anzeigen wird im Überwachungsprotokoll des Microsoft-Purview-Portals protokolliert.

Wie weit reichen die Nutzungsdaten zurück?

Die Nutzungsberichte im Admin Center bieten Zeiträume von 7, 30, 90 und 180 Tagen. Das letzte Aktivitätsdatum in der Detailtabelle ist davon unabhängig und nennt den jüngsten Tag mit bewusster Aktivität. Microsoft 365 Usage Analytics in Power BI zeigt eine produktübergreifende Sicht auf zwölf Monate, benutzerbezogene Angaben dort für den letzten vollständigen Kalendermonat.

Sinken die Kosten, sobald eine Lizenz entzogen wird?

Nein. Eine entzogene Lizenz wandert zurück in den Pool freier Plätze des Abonnements und wird weiter bezahlt. Um die Zahlung zu beenden, muss die Lizenz aus dem Abonnement entfernt, also die gebuchte Platzzahl reduziert werden. Sinnvoll ist das zum nächsten Verlängerungstermin.

Braucht ein gemeinsam genutztes Postfach eine Lizenz?

In der Regel nicht. Eine Exchange-Online-Plan-2-Lizenz ist nur erforderlich, wenn das Postfach mehr als 50 GB Speicher belegt oder unter Beweissicherungsverfahren steht. Bei aus Benutzerkonten umgewandelten Postfächern bleibt die ursprüngliche Lizenz häufig zugewiesen und muss auf der Seite „Aktive Benutzer“ entfernt werden.